Chancen und Risiken der Beteiligung saarländischer Architekturbüros an europaweiten Ausschreibungen der Hochbauverwaltung des Landes, den sogenannten VgV-Verfahren

Die Hochbauverwaltung des Saarlandes ist – wie alle öffentlichen Auftraggeber – gesetzlich verpflichtet, freiberufliche Leistungen, die den Schwellenwert von z. Zt. 214.000 € übersteigen, europaweit auszuschreiben. Diese Verpflichtung betrifft nicht nur die eher seltenen Großprojekte, sondern kann z. B. bereits bei den Planungsleistungen für ein Gebäude im Wert von 3 Mio. Euro erreicht werden. Daher sind diese Ausschreibungen in Form eines Verhandlungsverfahrens mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb nach der Vergabeordnung (VgV) durchaus auch interessant für kleinere und mittlere Büros, welche für das Bewerberfeld im Saarland typisch sind. Oft wird jedoch in der heimischen Architektenschaft die Meinung vertreten, dass es von vorneherein keinen Sinn hätte, sich an solchen VgV-Verfahren zu beteiligen, da zum einen die vom Auftraggeber gestellten Anforderungen an die Eignung regelmäßig zu hoch – wenn nicht gar überzogen – seien, zum anderen die geringen Erfolgschancen aufgrund der starken Konkurrenz durch große überregionale Büros den Aufwand einer Teilnahme nicht rechtfertigen würden. Bei einer erfolglosen Teilnahme wird daher der Misserfolg zumeist auf diese Umstände zurückgeführt, anstatt sich mit der eigenen Leistung kritisch auseinanderzusetzen. Dabei gelingt es auch saarländischen Büros regelmäßig, sich im harten Wettbewerb der VgV-Verfahren gegenüber der bundesweiten Konkurrenz durchzusetzen, selbst bei anspruchsvollen Großprojekten.

Der entscheidende Faktor war hier regelmäßig nicht eine höhere Anzahl einschlägiger Referenzen oder eine größere Mitarbeiter*innenstärke, da diese nur die grundlegende Eignung betreffen. Den Unterschied machte letztendlich die Präsentation im Verhandlungstermin vor dem Wertungsgremium, bei der es in Bezug auf das konkrete Projekt um das vorgesehene Mitarbeiter*innen-Team, das Verständnis der Aufgabenstellung und die beabsichtigte Methodik der Leistungserbringung geht. Hierbei ist es entscheidend, ein Gremium, welches aus fachlich unterschiedlich vorgeprägten Mitgliedern besteht, insgesamt mit einem professionellen und strukturierten Vortrag von den eigenen Qualitäten für das konkrete Projekt zu überzeugen. Das aber lässt sich nur mit einer akribischen Vorbereitung auf den Termin und einer sauberen Abarbeitung der vorher mitgeteilten Themenfelder erreichen. Leider kommt es vor, dass Bieter eher auf die persönliche Bekanntschaft zu Vertretern des Auftraggebers, den Status als Lokalmatador und eine Begabung für Smalltalk in Mundart vertrauen.

Da der Grundsatz „bekannt und bewährt“ bei der vergaberechtlich gebotenen Objektivität für den Auftraggeber nur eine untergeordnete Rolle spielt und die Zeit für die eigene Präsentation begrenzt ist, sollte ein Bewerber auch bei schwierigen Fragen aus dem Gremium nicht der Versuchung nachgeben, ein lockeres Gespräch zu führen, um eine gute Stimmung zu erzeugen. Der Schlüssel zum Erfolg liegt darin, unter allen Umständen sachlich, fokussiert und lösungsorientiert zu bleiben und mit fachlichen Qualitäten zu überzeugen. 
 
(Hierzu wird bereits ein entsprechendes Seminarangebot in Form eines „Bewerbungstrainings“ in Kooperation zwischen der Architektenkammer und der Hochbauverwaltung des Landes erörtert.)
 
Regierungsdirektor Holger Riedel ist Jurist und leitet das unter anderem für Vergaberecht zuständige Referat im Ministerium für Inneres, Bauen und Sport.
 
Text: Holger Riedel, Ministerium für Inneres, Bauen und Sport